クラウド上でドキュメントを扱うことは、今や決して突飛なことではありません。むしろ、ごく当たり前のことになっています。そして、数ある選択肢の中でも、Googleドキュメントは最も広く使われているものの1つです。あなたはGoogleドキュメントをご存知ですか？
それが何であるかわからない場合、またはまだ最大出力でそれを使用していない場合は、特にあなたが頻繁に旅行する人の場合、それを実行し、使用するツールの XNUMX つを発見するお手伝いをします。またはコンピュータを変更すると、常にペンドライブ、DVD、CD、および外部ディスクがロードされます。
Googleドキュメント、Googleドキュメントとは
Googleドキュメント（Google Documentsとも呼ばれる）は、実際にはクロスプラットフォームツールです。Googleが提供するこのツールは、パソコン、タブレット、スマートフォンなど、様々なデバイスで利用できます。USBメモリや外付けハードディスクなどに大量のドキュメントを持ち歩く必要がなく、クラウド上に保存されるように設計されています。もちろん、簡単にダウンロードすることも可能です。
このツールは、テキスト ドキュメント、スライド、スプレッドシートなど、さまざまな種類のファイルと完全に互換性があります。実際、使用するプログラムは Office スイートの「クローン」です。 そして何より、それらは無料です。 したがって、無料バージョンの Excel、Word、PowerPoint を使用できます (これらのプログラムで、他の (および他の多くの形式) で作成したドキュメントを開くことができます)。
Google ドキュメントが役立つのはなぜですか?
あなたが出張に行かなければならないと想像してください。 必要な書類をすべて持って行くことは可能ですが、書類を忘れてしまい、それを届けてくれる人がいない場合はどうしますか? それでは困る。 一方、クラウドにドキュメントがあると、携帯電話、タブレット、コンピューターのいずれからでも、ドキュメントにアクセスしたり、ダウンロードしたり、印刷したりできることがわかります。 問題なく。
それだけでなく、Googleドキュメントには他のツールにはない利点があります。それは、複数のユーザーがリアルタイムで同時に変更を加えることができる点です。そのため、作業グループやチームにとって理想的なツールと言えるでしょう。
これに、コメント (追加して読むため) とチャットの両方があることを追加する必要があります。このツールの外で電話や別のチャットに頼らずにその人と話すことができます (すべてが XNUMX か所に集中します) 。
同じことが編集でも起こります。ここでは、編集するオプションがありますが、Word での変更の制御機能をシミュレートすることもできます。これにより、変更内容とそれらを承認または削除するオプションが表示されるようになります。その最終文書の一部を形成します。
Googleドキュメントを使うにはインターネット接続が必要だから面倒だと思っている方もいるかもしれませんが、そんなことはありません。ChromeにGoogleドキュメントのオフライン拡張機能を追加し、Googleドキュメントの設定でオフラインオプションを有効にするだけで、インターネット接続がなくても利用できます。こうすれば、インターネット接続は不要になり、何も心配することなく、すべてのドキュメントが自動的にアップロードされます。
Googleドキュメントの使い方
ご覧になった後、Google ドキュメントに興味がある場合は、このツールを使用するために必要なのは Google アカウントだけであることを知っておいてください。 メールにアクセスしたり、Google ホームページからアクセスしたりすると、ログインするオプションが表示されます。 そうすれば、あなたの Gmail の写真にロゴが表示されることがわかります。
次に、画面上部の9つの点が並んだ四角をタップします。そこにGoogleドキュメントを含むいくつかのGoogleアプリが表示されます。「ドキュメント」をタップすれば完了です。
見つからない場合は、[Google からもっと見る] ボタンをクリックすると、すべてのツールが一覧表示されますが、広く使用されているため、最初のツールの中に表示されるのは普通のことですが、注意してください。
ログインすると、最初の行に [新しいドキュメントを開始] が表示されます。 そこでは、履歴書、手紙、プロジェクト提案、パンフレット、レポートなどのテンプレートが提供されますが、空白のドキュメントを作成する可能性もあります。
テンプレート ギャラリーをクリックすると、必要な場合に備えて、そこにあるテンプレートの特定のメニューにアクセスできます。
水平バー (左上隅、ロゴと「ドキュメント」という単語の前) を表示すると、開くことができるドキュメントの種類がさまざまであることがわかります: ドキュメント (単語、テキスト)、スプレッドシート、プレゼンテーション、フォーム。
また、ドキュメントをインポートしたり、そこで作成されたドキュメントのみを作成したりできますか?
既に作成済みのドキュメントがあり、このツールでそれらを使用する必要がある場合は、ご安心ください。問題なくインポートできます。インポート方法は以下のとおりです。手順をご説明します。
あなたの画面を見てください。 右下隅にある「プラス」記号を見つけます。 画面上に表示されない場合もあるので、ホイールでマウスを上下に動かして画面を変化させてから出現させるのがコツ。 を押すと、コンピューター、ペンドライブ、外付けディスクなどから必要なドキュメントをアップロードでき、数分で操作できるようになります。
また、フォーマットが気になる場合は、ほとんどの場合問題はなく、ツールの外部で作成したものと同じままです。 変更される可能性があるのはフォントだけですが、フォーマット自体は維持する必要があります。
Google ドキュメントでドキュメントを共有する方法
以前にも説明したように、Googleドキュメントの利点の1つは、複数のユーザーとドキュメントを共同編集できることです。しかし、そのためにはまずドキュメントを共有する必要があります。そして、その方法は他の機能と同様に簡単です。
これを行うには、右側のボタンをクリックし (マウスを Google ドキュメントの上に置きます)、クリックして共有する必要があります。 「他のユーザーと共有」という小さな画面が表示されます。 ここには XNUMX つのオプションがあります。
- ドキュメントを共有するためのリンクを取得します。
- 人を追加して実行してください。 これを行うには、メールを使用するのが最善です (ただし、メールは Google からのものである必要があることに注意してください)。
人を追加する場合、編集、コメント、または閲覧のみを許可することができます。